Description du projet

Formule « Gestion d’Agenda »

Adavox est spécialisé dans la permanence téléphonique, la prise de Messages et la

Gestion d’Agenda / Gestion des rendez vous

Objectifs :

  1. Assurer la permanence téléphonique de votre cabinet lors de vos RDV, déplacements, réunions, audiences, ou plus simplement lors d’absences de votre secrétaire.
  2. Prendre vos appels, ceux de vos collaborateurs.
  3. Prendre vos RDV en fonction de vos disponibilités.
  4. Vous adresser vos messages et RDV en temps réel via email.

Fonctionnement :

  • Vous activez / désactivez le transfert d’appels vers notre centre selon vos besoins, (Vous n’avez pas besoin de nous avertir)
  • Une secrétaire réceptionne vos appels et prend vos messages en fonction de votre disponibilité et vos consignes. Nos secrétaires relèvent les coordonnées de l’appelant, l’objet de l’appel (une reformulation est effectuée afin de saisir au mieux l’objet de l’appel.).

  • Vous mettez à jour votre planning via l’interface client et vous nous indiquez quand vous êtes disponible.
  • Vous recevez votre message / RDV en temps réel sur votre agenda et / ou sur votre smartphone.

  • En cas d’urgence ou selon vos consignes, elle vous transfère vos appels.

Outils :

  • Une interface web pour personnaliser vos consignes, mettre à jour votre planning, consulter l’historique de vos messages / RDV.
  • Accès à votre interface via votre ordinateur ou via Smartphone (Iphone, Android, Windows)
  • La solution informatique est conforme loi RGPD du 25/05/2018

Notre Formule « Messagerie » comprend :

Cliquez sur le + pour avoir le détail des services inclus.

Avant que nos secrétaires décrochent physiquement la ligne, l’interlocuteur va entendre un message de pré décroché qui pourra par exemple dire : « Cabinet de Me … Bonjour, ne quittez pas ! Votre appel a été pris en compte. L’objectif du message de pré décroché et de permettre d’indiquer à l’interlocuteur qu’il est bien au N° qu’il a tapé.

Une fois que l’interlocuteur a entendu le message de pré décroché, la secrétaire va pendre la ligne avec une phrase d’accueil personnalisée que vous nous aurez indiquée.

Si un appel est effectué en dehors de horaires de réception convenus, l’interlocuteur va entendre un message répondeur : Par exemple : Cabinet de me …. bonjour ! L’accueil téléphonique est ouvert du lundi au vendredi de 8h à 19h. Merci de renouveler voter appel.

Adavox peut se charger de transférer vos appels selon vos consignes. par exemple, nous pouvons vous transférer les appels de confrères ou de nouveau client. (Se reporter au tarif pour consulter le prix.)

Vous pouvez accéder à votre espace client pour mettre à jour vos consignes, votre planning, consulter historique messages … Vous pouvez également recevoir vos messages via votre smartphone.

Une secrétaire réceptionne vos appels et prend vos messages en fonction de votre disponibilité et vos consignes. Nos secrétaires relèvent les coordonnées de l’appelant, l’objet de l’appel (une reformulation est effectuée afin de saisir au mieux l’objet de l’appel.).Vous recevez votre message / RDV en temps réel sur votre agenda et / ou sur votre smartphone.

Vitesse de décroché

97 %

97 % des appels sont pris en moins de 4 sonneries.

Confidentialité

  • Toutes nos secrétaires sont soumises au secret professionnel.
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