Cabinet d’avocat(s)2020-01-02T18:18:26+01:00

Description du projet

CABINET D’AVOCAT(S)

Adavox est spécialisé dans l’accueil téléphonique
pour cabinet d’avocat(s)

Détail

Adavox assure la permanence téléphonique de votre cabinet lors de vos RDV, déplacements, réunions, audiences, ou plus simplement lors d’absences de votre secrétaire.

Nous prenons vos appels, ceux de vos collaborateurs. Nous gérons votre agenda, votre carnet de RDV

Permanence Téléphonique avocats

  • L’accueil téléphonique de vos appels en moins de 3 sonneries,
  • Une permanence téléphonique personnalisée au nom de votre cabinet,
  • Retransmission de vos messages / RDV par email ou par SMS en temps réel.
  • Un transfert d’appels en cas de nécessité.

Fonctionnement

  • Vous activez / désactivez le transfert d’appels vers notre centre selon vos besoins, (Vous n’avez pas besoin de nous avertir)
  • Une secrétaire réceptionne vos appels et prend vos messages en fonction de votre disponibilité et vos consignes. Nos secrétaires relèvent les coordonnées de l’appelant, l’objet de l’appel (une reformulation est effectuée afin de saisir au mieux l’objet de l’appel.).

  • Vous recevez votre message / RDV en temps réel sur votre agenda et / ou sur votre smartphone.

  • En cas d’urgence ou selon vos consignes, elle vous transfère vos appels.

Outils

  • Une interface web pour consulter votre agenda et personnaliser vos consignes .
  • Un agenda en ligne partagé et multi-utilisateurs (Plusieurs agendas dans un même cabinet – accessible 24h/24.

  • Accès à votre interface par Smartphone (Iphone, Android, Windows)

Une confidentialité garantie

  • Toutes nos secrétaires sont soumises au secret professionnel.

Vitesse de décroché

97 %

97 % des appels sont pris en moins de 4 sonneries.

NOS SERVICES

Formule Gestion d’agenda / RDV2020-01-03T10:28:18+01:00

Le service Gestion d’agenda / RDV vous permet d’accéder à votre interface de gestion de votre compte où vous consultez les RDV / messages qui ont été pris. Cette interface est consultable par internet et sur votre Smartphone et vous permet aussi de nous transférer vos consignes en temps réel.

Nous pouvons au sein d’une même entreprise ou d’un même cabinet créer plusieurs agendas pour plusieurs utilisateurs.

Importation de Données2020-01-02T17:06:19+01:00

Adavox peut importer les données nominatives de vos fichiers Clients / Patients, etc… afin de favoriser la reconnaissance des appels entrants et d’éviter d’éventuelles erreurs de saisie. Il vous suffit de nous transférer vos fichiers et nous nous occupons de les intégrer à votre interface client. Ces données sont protégées & sécurisées.

Synchronisation Google Agenda2020-01-02T17:06:05+01:00

Nous pouvons synchroniser notre agenda avec GOOGLE AGENDA.

Nous pouvons au sein d’une même entreprise ou d’un même cabinet créer plusieurs agendas pour plusieurs utilisateurs.

Réception Fax2020-01-02T16:46:08+01:00

Avec ADAVOX vous avez la possibilité de recevoir vos fax avec le N° de transfert qui vous est attribué. Notre outil informatique nous permet de vous adresser vos fax au format PDF par e-mail et sur votre Smartphone. Ainsi, vous n’avez plus besoin de ligne dédiée pour vos fax et vous économisez un abonnement récurrent.

Pré décroché et Répondeur2020-01-02T17:05:53+01:00

Nous mettons en place un message prédécroché  (avant le décroché physique de l’appel) et de répondeur personnalisés (après la fermeture de l’accueil téléphonique.

Appels Sortants2020-01-02T17:05:27+01:00

Nous pouvons étudier toute autre demande de votre part afin de vous proposer le service d’appels sortants le plus adapté à vos besoins.

  • Rappels de RDV,
  • Relance d’impayés,
  • Demande de renseignements,
  • Etc..

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Rappel de RDV2020-01-02T17:05:14+01:00

Adavox peut se charger du rappel de vos RDV afin de confirmer la venue au RDV. Egalement, nous pouvons proposer au patient / client une nouvelle date de RDV afin d’optimiser votre carnet de RDV.

Transfert d’appels2020-01-02T17:04:59+01:00

Adavox peut transférer vos appels. Il vous suffit simplement de nous laisser vos consignes sur votre interface client. Vos consignes apparaîtront sur nos écrans dès qu’un appel vous est destiné. Vous pouvez également définir des statuts pour vos clients (VIP, liste noire, CMU, etc …)

Nous gérons l’organigramme de votre entreprise et nous pouvons transmettre les appels à vos collaborateurs..

Gestion d’Agenda / RDV2020-01-02T17:04:41+01:00

Le service Gestion d’agenda / RDV vous permet d’accéder à votre interface de gestion de votre compte où vous consultez les RDV / messages qui ont été pris. Cette interface est consultable par internet et sur votre Smartphone et vous permet aussi de nous transférer vos consignes en temps réel.

Nous pouvons au sein d’une même entreprise ou d’un même cabinet créer plusieurs agendas pour plusieurs utilisateurs.

Envoi de SMS2020-01-02T17:04:26+01:00

Adavox peut vous transmettre vos messages par SMS en plus de vous les transférer par email. Avec le service SMS vous êtes sûr de recevoir vos messages en temps réel où que vos soyez.

Notre outil informatique permet également de procéder à l’envoi automatique de SMS de RAPPEL avant vos RDV et éviter ainsi les oublis de vos patients / clients.

Envoi de messages par Email2020-01-02T17:04:12+01:00

Adavox vous transfère en temps réel vos messages.
Vous pouvez consulter vos messages par émails sur votre ordinateur ou directement sur votre Smartphone.
Vous êtes en permanence prévenu de tout appel.

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FONCTIONNEMENT

Formule Gestion d’agenda / RDV2020-01-03T10:28:18+01:00

Le service Gestion d’agenda / RDV vous permet d’accéder à votre interface de gestion de votre compte où vous consultez les RDV / messages qui ont été pris. Cette interface est consultable par internet et sur votre Smartphone et vous permet aussi de nous transférer vos consignes en temps réel.

Nous pouvons au sein d’une même entreprise ou d’un même cabinet créer plusieurs agendas pour plusieurs utilisateurs.

Formation des secrétaires2020-01-02T17:15:40+01:00

Adavox, c’est des télésecrétaires, spécialisées, formées issues du monde de la relation client.

Nos secrétaires prennent le temps de qualifier les demandes avec amabilité, sourire et professionnalisme dans le respect de vos consignes.

Mon agenda2020-01-02T17:14:45+01:00
  • Nous mettons à votre disposition une interface Web de gestion de votre agenda.
  • Cette interface consultable sur Internet et Smartphone est consultable 7j/7, 24h/24 et est accessible par mot de passe sécurisé.
  • Aucun risque de doublon.
Mes appels en début et fin de journée2020-01-02T17:14:09+01:00
Un message d’accueil standard indique les horaires d’ouverture et de fermeture de l’accueil téléphonique.
Comment savez vous que c’est pour moi ?2020-01-02T17:12:36+01:00
  • La technologie actuelle permet de remonter sur les écrans de nos secrétaires toutes les informations concernant votre dossier.
  • Dès que l’appel qui vous est destiné arrive chez nous, nos outils informatiques et téléphoniques sont interconnectés. Nous savons alors que c’est un appel pour vous et quelle est la phrase d’accueil à prononcer, quelles sont les directives que nous devons appliquer.
  • Tout a été préparé avec vous lors de la mise en place du dossier.
J’ai peu d’appels2020-01-02T17:12:02+01:00

Le nombre d’appels reçus ne doit pas être le critère à retenir pour faire appel à nos services.

Pour nous chaque appel est important. Un appel manqué d’un prospect c’est parfois un client de manqué !

Faire appel à nos services vous garantit de ne perdre aucun appel et de fournir ainsi à vos interlocuteurs un accueil chaleureux et professionnel de 08h à 20h sans interruption

N’y a t’il pas trop d’attente ?2020-01-02T17:11:28+01:00

Nous avons à notre disposition des outils informatiques et téléphoniques qui nous donnent une image très précise des flux d’appels :

  • Cela nous permet d’avoir une analyse du trafic extrêmement fine et d’adapter à tout moment de la journée le nombre d’opératrices présentes en fonction du nombre d’appels reçus.
  • L’attente est donc toujours la plus faible possible. 97% des appels  sont décrochés et traités avant la 4ème sonnerie.
j’ai déjà une secrétraire2020-01-02T17:10:35+01:00

Au maximum, votre secrétaire ne pourra travailler que 35 heures par semaine alors que notre service est assuré de 8 h à 19 h du lundi au vendredi.

Il n’y a a donc pas double emploi et au contraire une amplitude horaire élargie pour répondre à tous vos clients

 

Sauvegarde des données2020-01-02T17:09:42+01:00

Afin d’optimiser la rapidité, l’interactivité, la sécurité et l’après-vente, vos données sont stockées par nos soins en lieu sûr chez le leader européen de l’hébergement de serveurs et sites Web :

  • Firewall de dernière génération,
  • Couple identifiant / mot de passe par utilisateur,
  • Transactions entre le serveur et les postes connectés sont protégés par la technologie SSL,
  • Sauvegarde récurrente et simultanément sur plusieurs disques redondants,
  • Présence sur le serveur, aucun donnée sur le poste opératrice.
Avantages pour mon cabinet / entreprise2020-01-02T17:09:02+01:00

Vous économisez sur vos frais de personnel ainsi que sur vos frais de structure,

Vous augmentez votre disponibilité pour vos clients,

Vous vous affranchissez des problèmes inhérents à l’accueil téléphonique ( Gestion du personnel, technique… ),

Vous restez joignable à tout moment et recevez vos messages en temps réel par email ou SMS.

Avantages pour mes clients2020-01-02T17:08:24+01:00

Faire appel aux services d’accueil téléphoniques d’ADAVOX permet avant tout de ne perdre aucun appel.

La relation humaine  avec la réponse chaleureuse d’une secrétaire sera préférée au bip impersonnel d’un répondeur ou une non-réponse.

Adavox transfère vos appels et messages selon vos instructions.

Période d’essai2020-01-02T17:07:05+01:00

Tout nouveau client dispose d’une période d’essai de 5 jours consécutifs hors dimanche et jours fériés comprenant  les options retenues sur le bon de commande.

La date de début de l’offre d’essai sera fixée conjointement dès réception du bon de commande.

Délai de mise en place2020-01-02T17:01:08+01:00

Dés réception de votre bon de commande vos services sont activés.

Généralement en moins de 24 heures après réception de tous les documents

Commander nos services2020-01-02T17:00:34+01:00

Rien de plus facile !

Il vous suffit de télécharger le bon de commande situé sur la page Tarif et de nous fournir les pièces demandées.

Réception Fax2020-01-02T16:46:08+01:00

Avec ADAVOX vous avez la possibilité de recevoir vos fax avec le N° de transfert qui vous est attribué. Notre outil informatique nous permet de vous adresser vos fax au format PDF par e-mail et sur votre Smartphone. Ainsi, vous n’avez plus besoin de ligne dédiée pour vos fax et vous économisez un abonnement récurrent.

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